Permettant de réunir et de motiver les employés, un séminaire d’entreprise assure la cohésion de l’équipe et un bon leadership. L’organiser avec soin est donc une priorité. L’avantage d’un séminaire est qu’il combine sortie agréable et réunion de travail. Sa mise en place requiert une certaine organisation. Afin d’éviter les imprévus et les mauvaises surprises, suivez ces quelques conseils.
Définissez les objectifs du séminaire selon les besoins de l’entreprise
L’identification des objectifs est le premier point à étudier avant de commencer l’organisation de séminaires professionnels. Ils doivent bien évidemment correspondre aux besoins de votre entreprise durant la période concernée. Il existe plusieurs raisons de faire des séminaires. Si le but est d’informer ou de réfléchir à une nouvelle stratégie, le contenu du séminaire doit suivre cette directive. Par ailleurs, si vous cherchez à motiver votre équipe ou à favoriser sa cohésion, les activités choisies doivent vous permettre d’atteindre ces finalités. Un séminaire peut également servir à renforcer la culture de l’entreprise.
Choisissez un lieu propice à un bon séminaire
Le choix du lieu impacte sur l’organisation et le déroulement d’un bon séminaire. Pour trouver le lieu idéal, il y a plusieurs critères à prendre en compte :
La capacité d’accueil
Pour un séminaire d’entreprise, il est préférable de choisir un endroit pouvant accueillir le nombre de participants. Si vous avez la possibilité d’avoir une grande salle de conférence bien lumineuse, c’est encore mieux. Sinon, plusieurs salles de réunion et une salle de séminaire peuvent convenir. Il faut tout simplement une bonne organisation. Pour les séjours plus longs, prévoyez les nuits en chambre, les petits-déjeuners, le déjeuner-buffet et la soirée d’entreprise.
L’accessibilité
Choisissez un cadre exceptionnel détaché de l’univers de votre entreprise. Pourquoi pas un endroit insolite comme un manoir ou des châteaux, pour marquer les esprits et pour créer un effet de dépaysement ? Toutefois, nous recommandons de prendre un lieu idéalement situé dans votre région. En effet, il faut un endroit accessible que les participants puissent facilement trouver.
Les équipements
Pensez à l’équipement nécessaire pour le bon déroulement de votre séminaire. Des salles entièrement équipées et climatisées facilitent l’organisation de ce type d’événement professionnel. Pour les réunions et séminaires, les salles doivent être équipées de chaises, de tables, d’un vidéoprojecteur ou d’un projecteur, d’un écran de projection, de micros pour les intervenants et d’un accès Wifi. Un accès à internet enrichit les interventions. Par ailleurs, une sonorisation de qualité est propice au confort des orateurs et de l’audience.
Faites un planning détaillé
Pour organiser un séminaire, il faut un planning bien détaillé. Il s’agit de lister les tâches à faire et le temps dédié à chacune d’elles. Il est important d’équilibrer travail et activités ludiques. Il faut optimiser le temps à disposition, tout en gardant des emplois du temps modulables. En alternant les conférences, le temps dédié aux activités et les brainstorming, vous éviterez la monotonie aux participants. Il est également conseillé de prévoir une pause gourmande, des pauses café et des cocktails. Distribuer une brochure du planning au participant les aide à visualiser l’ensemble du séminaire de formation.
Misez sur des activités stimulantes
Il existe de nombreuses activités selon l’objectif du séminaire : les activités gastronomiques, sportives ou culturelles. Ces animations ludiques ont des buts différents.
- L’atelier culinaire : il favorise l’accomplissement personnel d’un employé et lui permet de sortir du cadre de travail. Si cette activité est faite en individuel, elle ne stimule pas la cohésion.
- La chasse au trésor : elle privilégie l’esprit d’équipe et la motivation. Elle encourage les participants à utiliser leur capacité intellectuelle.
- Un parcours : il permet une bonne cohésion d’équipe et promeut l’entraide dans un cadre unique.
Faites appel à des prestataires professionnels
En fonction de votre budget, vous pouvez choisir des prestataires extérieurs. Force est de constater que vous ne pouvez pas tout faire seul. Par exemple, pour organiser les buffets et les repas, vous pouvez faire appel à un service traiteur. Si vous voulez simplifier l’organisation, contacter un organisateur de séminaire est un choix pratique. Il va planifier votre événement sur-mesure, selon vos besoins et votre budget. Le professionnel propose des prestations de qualité. Il s’occupe de la location de salle, des rangements à la fin du séminaire et des petits détails qui garantissent d’avoir un bon séminaire : bouteille d’eau minérale, jus de fruits, etc.