Les visioconférences ne sont plus une nouveauté futuriste, elles sont aujourd’hui une réalité pour de nombreuses entreprises dans le monde. Les appels vidéo permettent aux entrepreneurs et autres professionnels de travailler facilement depuis leur domicile, de rencontrer en face à face des collègues, des clients et des responsables éloignés, et de se connecter rapidement à des bureaux extérieurs, où qu’ils soient dans le monde. Et, des études ont montré que plus de 60 % des cadres s’accordent à dire que les vidéoconférences créent des relations plus fortes entre les participants et conduisent à une meilleure communication par rapport aux audioconférences.
Où que vous soyez dans le monde, une vidéoconférence vous permet d’avoir une réunion d’affaires en personne avec à peu près n’importe qui, ce qui vous aide à améliorer les connexions pour votre entreprise tout en éliminant les obstacles causés par la distance géographique. La technologie vidéo a réduit la nécessité de se déplacer pour assister à des réunions d’affaires, ce qui permet aux propriétaires de petites entreprises de collaborer plus efficacement et de profiter de réunions auxquelles ils n’avaient peut-être pas les moyens d’assister auparavant.
Si vous organisez une vidéoconférence et que vous souhaitez créer une atmosphère professionnelle, voici quelques conseils de premier ordre à garder à l’esprit.
Avantages de la vidéoconférence par rapport aux appels audio
Opter pour une vidéoconférence plutôt que pour une alternative audio est une décision intelligente qui présente plusieurs avantages. Par rapport à un appel audio où seules les voix peuvent être entendues (ce qui rend la réunion moins personnelle), un appel vidéo permet à chaque participant de se rencontrer en face à face et d’apprendre à se connaître, tout comme ils le feraient lors d’une réunion d’affaires physique, mais dans un cadre virtuel. Une visioconférence permet aux participants de voir le langage corporel, l’apparence et l’environnement de chacun, ce qui augmente vos chances de faire une bonne impression sur les personnes qui vont beaucoup compter pour votre marque.
S’inscrire tôt
Que vous soyez un débutant ou un hôte ou participant expérimenté de visioconférence, c’est une bonne idée de vous inscrire tôt. Accordez-vous au moins 10 à 15 minutes avant le début de la conférence, car des difficultés techniques peuvent survenir au meilleur d’entre nous. La dernière chose que vous voulez faire au début d’un appel est de faire attendre tout le monde pour que votre ordinateur redémarre ou que votre microphone se remette à fonctionner. Vous joindre tôt vous permet de tester votre équipement à l’avance, de vous assurer que tout est réglé et prêt à fonctionner, et de commencer à l’heure. Cliquez sur meet jitsi pour découvrir les fonctionnalités pour interagir sur le web.
Vérifiez votre environnement
L’endroit où vous allez vous asseoir pour la vidéoconférence peut affecter l’impression que vous faites sur les personnes présentes. Un environnement encombré et désordonné vous détournera de l’objectif principal de la conférence et pourrait amener les participants à penser que vous êtes désorganisé, non préparé et que vous fournissez un travail bâclé. Essayez de limiter au maximum les distractions. Une chose qui jouera en votre faveur est d’avoir des diplômes encadrés et des récompenses d’entreprise que vous avez gagnées sur le mur en arrière-plan pour aider à instiller la confiance chez les participants et créer une forte impression de votre marque.
Vêtement approprié
C’est une erreur commune de penser que ce que vous portez à un appel de vidéoconférence n’a pas vraiment autant d’importance que dans une réunion d’affaires en face à face. Mais si vous pouvez vous en tirer en portant des chaussures décontractées, par exemple, puisque personne ne les verra, vous devez vous assurer d’être présentable et soigné devant la caméra.
Ce que vous porterez dépendra en grande partie du type d’appel que vous organisez, des participants impliqués et de votre résultat idéal. Par exemple, si votre conférence téléphonique se déroule avec des investisseurs potentiels dans l’espoir de faire injecter des fonds dans votre marque, vous devez vous habiller comme si vous deviez les rencontrer en personne. En revanche, un appel exclusif au bureau ou à l’entreprise avec des collègues qui ont tendance à avoir un code vestimentaire décontracté la plupart du temps ne nécessitera pas autant d’efforts pour votre tenue.
Gardez votre public au courant
Ce que vous voudrez éviter pendant votre vidéoconférence, ce sont les silences longs et gênants. Bien que les pauses soient nécessaires pour une communication efficace et aident les auditeurs à se connecter à ce qui est dit, tout air mort excessif peut avoir l’effet inverse. Si nécessaire, informez votre public si vous rencontrez des difficultés techniques ou si vous attendez que d’autres participants se joignent à l’appel. Si vous attendez le dernier participant, vous pouvez éviter les silences gênants en faisant la causette, en partageant une anecdote amusante liée au travail et en en apprenant davantage sur les diplômes des participants déjà présents, comme vous le feriez dans une réunion d’affaires ordinaire.
Éviter le bruit de fond
Lors d’une vidéoconférence, le bruit de fond peut être une distraction massive. Vous ne voulez certainement pas que les participants soient frustrés parce qu’ils ont du mal à entendre ce qui se dit. Si vous participez à l’appel depuis votre bureau à domicile, il est judicieux de demander aux membres de votre famille de quitter la maison pendant la durée de l’appel. Cela pourrait être un bon moment pour votre conjoint d’emmener le chien en promenade ou les enfants au parc afin que vous ayez une maison calme et sans distraction pour vous.
Réaliser d’abord un appel de pratique
La dernière chose que vous voulez est de vous retrouver dans une situation embarrassante où les autres personnes participant à votre appel de vidéoconférence ne peuvent rien entendre de ce que vous dites. Les choses peuvent mal tourner lorsqu’il s’agit de technologie, c’est pourquoi il est bon de faire un essai préalable pour s’assurer que tout fonctionne correctement. Vous pouvez le faire juste avant l’appel ou, si vous voulez être sûr d’être parfaitement préparé, effectuez vos tests la veille ou quelques heures avant l’appel. Une façon simple de procéder est d’organiser un appel vidéo informel avec un ami, un parent ou un collègue avant de commencer, de lui demander de vous donner son avis sur la qualité du son et de la vidéo et, en même temps, de vous assurer que vous êtes en mesure de bien l’entendre et le voir. Votre environnement transmet-il une image de productivité et de professionnalisme ? Demandez à votre ami de vous donner son avis et ajustez ces éléments en conséquence.